SanomaWSOY-konserni on organisoitu viiteen kokonaan omistettuun liiketoimintaryhmään: Sanoma Magazines, Sanoma, WSOY, SWelcom ja Rautakirja.
Aiemmin 57-prosenttisesti omistettu Rautakirja sulautui SanomaWSOY:hyn 1.3.2003.
SanomaWSOY:n liiketoimintaryhmillä on toimintavapaus sovittujen tavoitteiden ja toimintaperiaatteiden rajoissa. Konsernin emoyhtiö SanomaWSOY Oyj vastaa konsernin strategisesta ohjauksesta ja hallinnoinnista. Konsernin johtaminen ja liiketoimintojen ohjaaminen perustuvat selkeään organisaatiorakenteeseen, määriteltyihin valtuuksiin ja vastuisiin, yhtenäisiin suunnittelu- ja raportointijärjestelmiin sekä toimintaohjeisiin.
SanomaWSOY:n hallitus vahvistaa konsernin hallinnointiperiaatteet, jotka on laadittu Helsingin Pörssin, Kauppakamarin ja Teollisuuden ja Työnantajain Keskusliiton suosittamia hallinnointiperiaatteita noudattaen. Voimassa olevat hallinnointiperiaatteet löytyvät konsernin internetsivuilta www.sanomawsoy.fi.
SanomaWSOY Oyj:n hallintoelimiä ovat hallitus ja toimitusjohtaja. Heidän tehtävänsä määräytyvät pääosin Suomen osakeyhtiölain mukaan. Konsernin johtoryhmä valmistelee hallitukseen tulevia asioita ja koordinoi konsernin johtamista. Johtoryhmä ei kuitenkaan ole muodollisesti päätöksentekoelin, vaan sen käsittelemät ja suosittelemat periaatelinjaukset hyväksytään juridisesti SanomaWSOY Oyj:n tai tytäryhtiöiden hallituksissa tai toteutetaan toimitusjohtajan valtuuksin.
Yhtiökokous valitsee SanomaWSOY:n hallituksen jäsenet, puheenjohtajan ja varapuheenjohtajan. Yhtiöjärjestyksen mukaan hallitukseen kuuluu 5–11 jäsentä. Lisäksi hallitukseen voidaan nimetä enintään kaksi henkilöstön edustajaa.
Hallituksen jäsenen toimikausi alkaa varsinaisen yhtiökokouksen päättyessä ja päättyy valintaa seuraavan kolmannen varsinaisen yhtiökokouksen päättyessä. Jos hallituspaikka jää vapaaksi kesken toimikauden, uusi jäsen valitaan toimikauden jäljellä olevaksi ajaksi. Yhtiöjärjestyksen mukaan hallitukseen ei saa valita henkilöä, joka on täyttänyt tai toimikauden aikana täyttää 75 vuotta.
Helsingin Pörssin uusissa hallinnointiperiaatteissa suositellaan hallituksen jäsenten toimikaudeksi yhtä vuotta. SanomaWSOY:ssä hallituksen jäsenten toimikausi on kolme vuotta. Yhtiö katsoo, että sen liiketoiminnan luonne edellyttää hallituksen jäseniltä yhtä vuotta pitkäaikaisempaa perehtymistä ja sitoutumista toimintaan. Hallituksen jäsenten toimikaudet on kuitenkin järjestetty niin, että noin kolmasosa hallituksen jäsenistä valitaan vuosittain.
Nykyisessä hallituksessa on kymmenen jäsentä. Hallituksen jäsenistä Kyösti Järvinen, Seppo Kievari ja Hannu Syrjänen ovat erovuorossa vuoden 2004 varsinaisessa yhtiökokouksessa ja Paavo Hohti, Robert Castrén, Jane Erkko ja Robin Langenskiöld vuoden 2005 varsinaisessa yhtiökokouksessa sekä Sari Baldauf, Jaakko Rauramo ja Sakari Tamminen vuoden 2006 varsinaisessa yhtiökokouksessa.
Hallituksen päätoiminen puheenjohtaja on Jaakko Rauramo. Hallituksen jäsenistä konsernin palveluksessa ovat toimitusjohtaja Hannu Syrjänen sekä Sanoma Osakeyhtiön toimitusjohtaja Seppo Kievari, joka jää eläkkeelle 1.4.2004. Hallituksen jäsenistä puolet on riippumattomia Helsingin Pörssin uuden hallinnointiperiaatesuosituksen tarkoittamalla tavalla: Sari Baldauf, Robert Castrén, Paavo Hohti, Kyösti Järvinen ja Sakari Tamminen.
SanomaWSOY:n hallitus on osakeyhtiölain mukaisesti vastuussa konsernin yleisjohtamisesta ja johtamisen organisoinnista. Hallitus nimittää konsernin toimitusjohtajan, hänen sijaisensa ja konsernin johtoryhmän jäseninä toimivat konsernin emoyhtiön johtajat, hyväksyy liiketoimintaryhmien emoyhtiöiden toimitusjohtajien, heidän sijaistensa ja Helsingin Sanomien ja Ilta-Sanomien vastaavien päätoimittajien nimitykset sekä päättää ylimmän johdon palkkauksesta ja palkkioista.
Vuonna 2003 hallitus kokoontui kuusi kertaa. Keskimäärin kokouksiin osallistui 89 % hallituksen jäsenistä.
Hallituksen kokouksiin tulevia asioita valmistelee yhtiöjärjestyksen mukaisesti työvaliokunta. Työvaliokuntaan kuuluvat hallituksen puheenjohtaja Jaakko Rauramo, varapuheenjohtaja Paavo Hohti sekä toimitusjohtaja Hannu Syrjänen. Työvaliokunta kokoontui vuoden aikana viisi kertaa, ja valiokunnan jäsenet olivat läsnä kaikissa kokouksissa. Hallitus voi asettaa myös muita tarpeelliseksi katsomiaan valiokuntia. Vuonna 2003 SanomaWSOY:ssä toimivat palkka- ja tarkastusvaliokunnat.
Palkkavaliokunnan tehtävänä on valmistella johdon palkkaukseen ja konsernin palkkaus- ja palkkiopolitiikkaan liittyviä asioita. Palkkavaliokuntaan kuuluivat vuoden lopussa Paavo Hohti (pj.), Sari Baldauf (vpj.), Jane Erkko ja Seppo Kievari. Vuoden 2003 aikana palkkavaliokunta kokoontui kaksi kertaa, ja kokouksiin osallistuivat kaikki valiokunnan jäsenet.
Tarkastusvaliokunta kehittää ja valvoo konsernin taloudellista raportointia, tilintarkastajien työskentelyä ja sisäisen kontrollin luotettavuutta. Tarkastusvaliokuntaan kuuluivat vuoden 2003 lopussa Kyösti Järvinen (pj.), Robert Castrén (vpj.), Robin Langenskiöld ja Sakari Tamminen. Valiokunnalla oli neljä kokousta vuoden 2003 aikana. Keskimäärin kokouksiin osallistui 94 % valiokunnan jäsenistä.
Hallituksella on päätoiminen puheenjohtaja, jonka tehtävänä on valmistella yhdessä toimitusjohtajan kanssa hallituksen kokouksiin tulevia asioita sekä johtaa puhetta hallituksen ja työvaliokunnan kokouksissa. Hallituksen puheenjohtaja keskittyy erityisesti konsernin strategisten päätösten ja linjausten sekä strategisten henkilöstöasioiden valmisteluun. Lisäksi hän hoitaa laaja-alaisia konsernin ulkoisia suhteita yhdessä toimitusjohtajan kanssa.
Hallituksen puheenjohtaja ei normaalisti osallistu konsernin operatiiviseen johtamiseen. Etukäteen sovittavissa tapauksissa hän voi kuitenkin toimia operatiivisissa johtamistehtävissä erityisesti kasvu- ja kansainvälistymisprojekteissa. SanomaWSOY:n hallituksen puheenjohtajana vuonna 2003 toimi Jaakko Rauramo.
Toimitusjohtaja vastaa itsenäisesti yrityksen operatiivisesta toiminnasta hallituksen hyväksymien strategisten tavoitteiden, budjettien sekä hallituksen vahvistamien yleisperiaatteiden mukaisesti. Toimitusjohtaja johtaa yhtiön päivittäistä hallintoa, valmistelee hallituksen kokouksiin tulevia asioita ja esittelee ne hallitukselle ja sen valiokunnille. Toimitusjohtaja toimii myös puheenjohtajana konsernin johtoryhmässä ja liiketoimintaryhmien emoyhtiöiden hallituksissa, ellei erityistapauksissa sovita toisin. Vuonna 2003 SanomaWSOY:n toimitusjohtajana toimi Hannu Syrjänen.
SanomaWSOY:n hallitus vahvistaa toimitusjohtajan ja muun ylimmän johdon palkat ja edut palkkavaliokunnan valmisteleman esityksen perusteella. Hallituksen palkkiot vahvistaa yhtiökokous.
SanomaWSOY:n hallituksen jäsenille maksetaan palkkiona 5 000 euroa (pj.), 4 500 euroa (vpj.) tai 3 500 euroa (jäsenet) kuukaudessa. Lisäksi heille maksetaan kokouspalkkiona 200 euroa kokoukselta. Hallituksen jäsenistä SanomaWSOY:n optiojärjestelmän piirissä ovat hallituksen puheenjohtaja Jaakko Rauramo, toimitusjohtaja Hannu Syrjänen ja Seppo Kievari.
Vuonna 2003 SanomaWSOY:n johdolle maksettiin palkkoja ja palkkioita yhteensä 8,0 (8,5) milj. euroa. Johtoon on luettu SanomaWSOY:n hallituksen jäsenet, toimitusjohtaja, liiketoimintaryhmien emoyhtiöiden toimitusjohtajat ja heidän mahdolliset sijaisensa. Mukana ovat vain palkat ja palkkiot, jotka on maksettu näistä tehtävistä tilikauden aikana niitä hoitaneille henkilöille.
Hallituksen päätoimiselle puheenjohtajalle Jaakko Rauramolle maksettiin vuonna 2003 palkkoja, palkkioita sekä bonus- ja muita korvauksia noin 732 600 euroa (noin 903 100 euroa vuonna 2002, jolloin summaan sisältyi vuoden 2001 yrityskaupan hoitoon liittyviä korvauksia). Rauramolla on hänen itsensä tai yhtiön niin halutessa oikeus jäädä 60 vuotta täytettyään täydelle (60 %) vanhuuseläkkeelle Sanoma Osakeyhtiön eläkesäätiön sääntöjen mukaisesti. Hallituksen puheenjohtajan sopimus on voimassa puheenjohtajan toimikauden ajan, ellei muuta sovita tai yhtiökokouksessa päätetä. Rauramolla on 100 000 kappaletta 2001B- ja 100 000 kappaletta 2001C-optio-oikeuksia.
Toimitusjohtaja Hannu Syrjäselle maksettiin vuonna 2003 palkkoja, palkkioita sekä bonus- ja muita korvauksia noin 656 700 euroa (noin 568 100 euroa vuonna 2002). Toimitusjohtajasopimuksen mukaan Syrjänen siirtyy eläkkeelle täytettyään 60 vuotta, ellei erikseen toisin sovita, ja hänen eläkkeensä on noin 60 % palkasta. Toimitusjohtajan irtisanomisaika on kuusi kuukautta ja erokorvauksena maksetaan 18 kuukauden rahapalkkaa vastaava summa. Erokorvaukseen liittyy määräaikainen kilpailukielto. Syrjäsellä on 50 000 kappaletta 2001A-, 50 000 kappaletta 2001B- ja 50 000 kappaletta 2001C-optio-oikeuksia.
Muiden SanomaWSOY:n johtoryhmän jäsenten eläkeikä on 60 vuotta ja eläke noin 60 % palkasta. Heidän irtisanomisaikansa on kuusi kuukautta ja erokorvauksena maksetaan 12 kuukauden palkkaa vastaava summa. Erokorvaukseen liittyy määräaikainen kilpailukielto.
SanomaWSOY:n kaikissa liiketoimintaryhmissä on käytössä kannustejärjestelmiä, joilla henkilöstöä ohjataan liiketoiminnan tavoitteisiin, sitoutetaan sekä palkitaan hyvistä suorituksista ja tuloksista. Osaamiseen ja tehtävän vaatimustasoon sekä suoritukseen perustuvan palkan lisäksi käytössä on kertapalkkioita sekä lyhyen tähtäyksen kannustejärjestelmiä, joissa on huomioitu liiketoimintaryhmien erilaiset ansaintalogiikat. Kannustejärjestelmien yleisperiaatteet vahvistaa SanomaWSOY:n hallitus. Kannusteet asetetaan ottaen huomioon edellisen vuoden kehitys, kilpailuolosuhteet, liiketoiminnan elinkaari, toimintasuunnitelmat yms. tekijät. Sanomassa ja Sanoma Magazines Finlandissa on lisäksi henkilöstörahasto, jonka vuosittainen voittopalkkio sovitetaan yhteen lyhyen tähtäyksen kannustejärjestelmän palkkion kanssa. Lisäksi käytössä on johdon optiojärjestelmä, jonka ehtoja on tarkemmin kuvattu Tilinpäätöksessä.
SanomaWSOY:n päävastuullinen tilintarkastusyhteisö on PricewaterhouseCoopers Oy.